Toukokuu 2020
F‑Secure Cloud Protection for Microsoft Office 365 on pilvipohjainen tietoturvapalvelu, joka on suunniteltu lieventämään organisaatioiden yrityssähköpostille aiheutuvia riskejä. Se suojaa Microsoft Office 365 -sähköpostiviestejä tehokkaasti sisäisiltä sähköpostiuhilta, kehittyneiltä tietojenkalasteluhyökkäyksiltä ja haitalliselta sisällöltä ja URL-osoitteilta. Näiden sähköpostiviestien lisäksi myös muut Exchange-kohteet, kuten tehtävät, kalenteritapaamiset, yhteystiedot ja muistilaput tarkastetaan haitallisen sisällön ja URL-osoitteiden varalta.
Tämä palvelukohtainen käytäntö keskittyy asioihin, joiden uskomme olevan tärkeimpiä sinulle. Tällaisia ovat erityisesti 1) palvelun keräämien henkilökohtaisten ja yksityisten tietojen tyyppi, 2) tietojen käyttötarkoitus, 3) meidän oikeutuksemme, 4) tyypilliset ilmoitukset ja 5) tietojen säilytysaika. Lisätietoja tällaisista aiheista sekä muista henkilötietojesi käsittelyyn liittyvistä asioista (rekisteröidyn oikeudet, yhteystiedot jne.) on myös saatavilla upotetuista linkeistä.
F‑Secure Cloud Protection for Microsoft O365 käsittelee asiakkaan työntekijöiden Microsoft O365 -postilaatikoissa olevaa sisältöä, kuten sähköpostiviestejä, kalenteritapaamisia, tehtäviä, yhteystietoja ja ryhmiä. Postilaatikot on määritetty tietoturvakäytännössä ja niillä on voimassa oleva käyttöoikeus.
Näitä tietoja käsiteltäessä ratkaisu analysoi tiedostoliitteet, viestien tekstiosissa olevat Web-linkit (URL-osoitteet) ja jotkin viestien ylätunnisteiden osat. Tietoturvauhat tunnistetaan lähettämällä tiedostoliitteet ja URL-osoitteet F‑Securen Security Cloud -palveluun mainetarkistuksia ja kehittynyttä uhka-analyysia varten.
F‑Securen Security Cloud on pilvipohjainen uhka-analyysi- ja mainejärjestelmä, joka tarkistaa tiedot haitallisen sisällön varalta. Security Cloudiin lähetettävät tiedot muutetaan aina nimettömiksi, eikä niitä voida yhdistää tunnistettavissa olevaan henkilöön mitenkään. F‑Securen Security Cloud -tietojen kerääminen on kuvattu tarkemmin sen omassa yksityisyyskäytännössä.
Jos haitallista sisältöä (kuten haitallinen liite tai URL-osoite) havaitaan, ratkaisu siirtää tai kopioi koko objektin tai vaikutuksenalaiset osat piilotettuun karanteenikansioon, joka sijaitsee asiakkaan Office 365 -vuokraajassa. Karanteenin asetettujen kohteiden, kuten käyttäjän postilaatikon, lähettäjän ja vastaanottajan osoitteiden, kohteen aiheen, kansion nimen ja haitallisen liitteen nimen ja URL.osoitteen, asiaankuuluvat ominaisuudet tallennetaan karanteenitietokantaan.
Jos käyttäjä hallinnoi ratkaisua F‑Secure Cloud Protection for Microsoft O365 -portaalista, yhteystiedot (sähköpostiosoite) ja tunnistetiedot (käyttäjänimi, salasana) tallennetaan ja niitä käytetään järjestelmänvalvojan portaalikäytön hallintaan.
Tarkistuksen keräämien tietojen tulokset ilmoitetaan ratkaisua hallinnoiville käyttäjille F‑Secure Cloud Protection for Microsoft O365 -portaalin kautta. Tuloksissa saattaa olla seuraavaa:
F‑Secure käsittelee tietoja ja suojaa kohdeverkkoja, laitteita ja niissä olevia tietoja erityisesti:
F‑Secure Cloud Protection for Microsoft O365 -portaali kerää ei-tunnistettavissa olevaa telemetriatietoa sen ominaisuuksien käytöstä palvelun parantamiseksi. Järjestelmänvalvoja voi kieltää tietojen lähettämisen käytäntöasetuksissa.
Asiakasyrityksen yhteyshenkilöiden tietojen käsittely on kuvattu Corporate Business -yksityisyyskäytännössä.
F‑Secure ja asiakasyritykset ovat omien, palvelujen puitteissa tarvittavien tietojensa ja niiden käsittelyn hallinnoijia.
Jos F‑Securen käsittelemät tiedot ovat yhdistettävissä henkilöön, palvelut käsittelevät tietoja seuraavien oikeutettujen etujen suojaamiseksi,
Palvelussa on käsiteltävä tietoja, jotta asiakasyrityksen Office 365 -organisaatiossa olevat tiedot voidaan suojata tehokkaasti. Yksittäisen palvelun asetuksissa voi olla mahdollista määrittää, että Office 365- / IT-järjestelmänvalvoja voi rajoittaa F‑Securen oikeutta käsitellä tietoturvatietoja, mutta tällaisia asetussäätöjä ei suositella, sillä ne vaarantavat edellä kuvatun palvelujen käyttötarkoitusten toteutumisen.
Hallintaportaalissa olevat tiedot ovat yrityksesi IT-järjestelmänvalvojan tarkasteltavissa, olipa hän sisäinen tai ulkoinen. Jos yrityksen IT-hallinta on ulkoistettu, tiedot ovat myös alihankkijan (F‑Securen "jakelijakumppani") käytettävissä, jotta yrityksellesi voidaan tarjota palvelujemme tukea ja vastaavia IT-palveluja.
Vaihdamme (ilmoitamme ja vastaanotamme) joitakin henkilötietojasi sellaisten jakelukumppaneidemme (kuten IT-yrityspalvelujen jälleenmyyjien, operaattoreiden ja Web-kauppojen) kanssa, jotka ovat markkinoineet, jaelleet, hallinnoineet ja tukeneet palvelujamme. Annamme näiden yritysten käyttää tällaisia henkilötietoja sovittujen toimien toteuttamiseksi. Tietojen jakamisen tarkoituksena on saumattoman asiakaskokemuksen takaaminen. Tällaisia toimia ovat esimerkiksi asiakashallinta, palvelutuki ja ongelmanratkaisu, suoramarkkinointi ja laskutus.
Jakelukumppaneillamme on todennäköisesti jo asiakassuhde sinuun tai yrityspalvelutapauksissa työnantajaasi. Tällaiset kumppanit ja yritysasiakkaat käsittelevät henkilötietojasi itsenäisesti omien sovellettavien yksityisyydensuojakäytäntöjensä mukaan. Jakelukumppaneidemme ja yritysasiakkaidemme on tästä huolimatta noudatettava myös erillisiä sopimuksia ja lainsäädäntöä henkilötietoja käsiteltäessä. Kukin taho on oletusarvoisesti itse vastuussa omasta henkilötietojen käsittelystään omissa käyttötarkoituksissaan.
Henkilökohtaisia tietoja saatetaan siirtää tai ilmoittaa F‑Secure-konsernin yrityksille ja palvelujen luontiin osallistuville alihankkijoille.
Jos asiakkaidemme henkilökohtaiset tiedot on siirrettävä tai ilmoitettava alihankkijoillemme, edellytämme heidän kanssaan tekemissämme sopimuksissa, että he käyttävät tällaisia tietoja ainoastaan palvelujen toimittamiseen (esimerkiksi tukitapauksen ratkaisemiseksi tai sen lähettämiseksi logistiikkakumppaneille tuotteen toimittamista varten tai markkinointiviestien lähettämiseksi). Edellytämme, että alihankkijamme käsittelevät tietojasi tässä kuvattujen lausuntojen mukaisesti.
F‑Secure toimii maailmanlaajuisesti. Näin ollen osa tytäryhtiöistämme, alihankkijoistamme, jakelijoistamme ja kumppaneistamme sijaitsee Euroopan talousalueen ulkopuolella, mikä varmistaa palvelujemme maailmanlaajuisen saatavuuden.
Kun siirrämme henkilökohtaisia tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, suojaamme henkilökohtaiset tiedot lain edellyttämällä tavalla. Toteutamme tämän määräämällä asianmukaiset tekniset ja sopimukselliset turvaohjeet asiaankuuluville alihankkijoille ja F‑Secure-konsernin yrityksille esimerkiksi Euroopan unionin hyväksymiä tiedonsiirtoa koskevia lauseita käyttämällä. Näiden lauseiden sisältö on saatavilla täältä.
Joissakin tapauksissa saatamme hyväksyä myös muita mekanismeja Euroopan talousalueen ulkopuolisten siirtojen oikeuttamiseksi. Tällaisia muita oikeutuksia ovat esimerkiksi tietojen toimittaminen tahoille, jotka ovat rekisteröityneet Yhdysvaltojen Privacy Shield -ohjelmaan, tai tietojen toimittaminen tällaisia tietoja käsitteleville tahoille maissa, joiden tietosuojalainsäädännön taso on riittävä suojaamaan rekisteröidyn oikeuksia.
Maailmanlaajuisia tai rajoja ylittäviä tiedonsiirtoja tehdään vain hyvästä syystä ja tietosuojariskin arvioinnin jälkeen.
Säilytämme arkaluonteisia asiakastietoja Suomessa tai Euroopan talousalueella ja pidämme niitä hallinnassamme.
Tämä yksityisyydensuojakäytäntö ei kata kaikkia tilanteita, joissa henkilötietojen käyttö tai ilmoittaminen ilman lupaasi tai palvelun toteutuksesta erillään on oikeutettua tai sallittua tai joissa niiden ilmoittamista edellytetään meiltä sovellettavan lain mukaan.
Yksi esimerkki on tuomioistuimen tai viranomaisten antaman määräyksen noudattaminen asiaankuuluvalla lainkäyttöalueella tietojen tuottamiseksi.
Samaan tapaan voi ilmetä muita tilanteita, joissa meillä on perusteltavissa oleva oikeutettu etu ilmoittaa tietoja rajatusti kolmannelle osapuolelle. Tällaisia ovat esimerkiksi tilanteet, joissa meidän on suojattava itseämme vastuulta tai estettävä petollista toimintaa, joissa jatkuva ongelma on ratkaistava tai pidettävä kurissa tai joissa meidän on vastattava vakuutuksenantajiemme tai valtion viranomaisten tietopyyntöihin. Tällaisissa tilanteissa toimimme sovellettavien lakien mukaisesti.
Meidän on ehkä myös siirrettävä henkilökohtaisia tietoja osana yritystapahtumaa, kuten myyntiä, yrityskauppaa, yhtiöittämistä tai muuta F‑Securen yrityssaneerausta, jossa tiedot toimitetaan uudelle hallinnoivalle taholle osana normaalia liiketoimintaa. F‑Secure-konserni ilmoittaa ja siirtää tietoja sisäisesti kulloisenkin toimintamallin edellyttämällä tavalla. Nämä ilmoitukset rajataan kuitenkin sisäisesti vain kyseiseen konserniin kuuluville yrityksille, yksiköille, tiimeille ja henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja niiden käsittelyyn.
Harkitsemme kutakin ilmoitustarvetta huolellisesti ja otamme tällaiset ilmoituspyynnöt huomioon, kun päätämme missä ja miten säilytämme henkilötietojasi.
Keräämme suurimman osan edellä kuvatuista tiedoista suoraan sinulta tai laitteestasi, mutta voimme saada tietoja myös tytäryhtiöiltämme, jakelukumppaneiltamme (kuten operaattoreilta) ja yrityksiltä, joilta olet ostanut palveluja. Nämä toimijat voivat olla jälleenmyyjiämme tai ulkoisia verkkokauppakumppaneitamme. Lisäksi saamme joitakin henkilökohtaisia tietoja (ostoksiin liittyviä tilaustietoja) ja koostettuja analyysitietoja sovelluskaupoilta, joissa tuotteitamme myydään. Lähteinämme voivat toimia myös alihankkijamme, jotka tarjoavat sinulle tukipalveluja, ja mainoskumppanimme, jotka auttavat meitä markkinointimme toteuttamisessa.
Toimimme näin, jotta voisimme tarjota saumattoman asiakaskokemuksen ja jotta käytettävissämme olisi aina tiedot, joita tarvitsemme tukipalvelujen antamisessa sinulle.
Tyypillisiä esimerkkejä kolmansien osapuolten lähteistä:
Palvelumme toimitetaan yhdessä kumppaneidemme kanssa, ja palveluihimme ja sivustoihimme saatetaan upottaa kolmansien osapuolten palveluja tai ne saattavat toimia yhdessä palvelujemme ja sivustojemme kanssa. Tämä tietosuoja-asiakirja koskee henkilötietoja vain, kun kyseiset tiedot ovat F‑Securen vaikutusalueella. Jos jokin muu taho käsittelee henkilötietojasi omissa tarkoituksissaan, tämä toinen osapuoli on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä käytäntöjensä mukaan asianmukaisella tavalla sekä tietosuojalakien alaisten oikeuksiesi täyttymisestä.
Tällaisia tilanteita ovat yleensä seuraavat:
Asiakkaan hallinnoimat tiedot
Karanteeniin asetetut kohteet ja niihin liittyvät ominaisuudet poistetaan asiakkaan määrittämän käytännön mukaisesti.
F‑Securen hallinnoimat tiedot
Tietoja säilytetään palvelun asiakkaan kanssa tehdyn palvelusopimuksen keston mukaan. Tiedot ovat tarkasteltavissa F‑Secure Cloud Protection for Microsoft O365 -portaalissa tänä aikana. Kun asiakkaan kanssa tehty palvelusopimus tai käyttöoikeus päättyy, näitä tietoja säilytetään F‑Securen tallennustilassa 2 kuukautta ennen niiden lopullista poistoa tai muuttamista nimettömäksi.
Nimettömiä suojaustietoja ja tilastotietoja säilytetään F‑Securen palvelimilla niin kauan kuin tiedoista on hyötyä niiden alkuperäisessä keräystarkoituksessa.
Muita edellä kuvattuja tietotyyppejä (eli teknisen tuen tiedot, yhteystiedot) säilytetään niiden yksityisyyskäytännöissä eritellyn ajan, minkä jälkeen ne poistetaan tai muutetaan nimettömiksi.
Tämä teksti täydentää palvelukohtaisia säilytysaikoja. Lainmukainen oletussääntö on, että henkilötiedot poistetaan ja muutetaan yksilöimättömiksi, kun niitä ei enää tarvita alkuperäisessä käyttötarkoituksessa.
Joitakin henkilötietoja on kuitenkin säilytettävä vaihtelevasti pidempään erinäisistä syistä.
Ensisijaisista säilytysajoista poiketaan tyypillisesti esimerkiksi seuraavista syistä:
Tilisi lopullinen poistaminen saattaa viivästyä, jotta muut vuorovaikutustapahtumat eivät häiriinny. Tämä koskee F‑Secure-tilin luoneita (esim. kuluttajapalveluja sähköpostiosoitteella tilanneita), joilla on myös i) tili F‑Securen yhteisössä tai jotka ii) jatkavat markkinointiviestiemme tilaamista. F‑Securen yhteisön tilin poistokäytäntö on määritetty sen käyttöehdoissa. Voit peruuttaa markkinointiviestiemme tilauksen milloin tahansa.
Jos olet ostanut palvelun operaattorikumppaniltamme, kumppani vastaa tilin poistamisesta. Kun kumppani ilmoittaa meille, että tilauksesi on päättynyt, F‑Secure poistaa tilin. Tämä poisto poistaa kaikki tiliin liittyvät tiedot tai muuttaa ne yksilöimättömään muotoon.
Jos olemme saaneet tietosi teknisen tuen toimittamisen yhteydessä, tietoja säilytetään niin kauan kuin kyseinen tukitapaus on selvittämättä. Kun tapaus on ratkaistu, tiedot poistetaan vähitellen tai muutetaan yksilöimättömiksi viimeistään kahden vuoden kuluttua tapauksen sulkemisesta.
Käyttäjän luvalla kerättyjä analytiikkatietoja säilytetään tilastointimielessä, eikä niitä poisteta henkilökohtaisten tietojen ja käyttäjätilin poiston yhteydessä. Analytiikkatiedot muutetaan yksilöimättömiksi siten, että niitä ei voida yhdistää tilin lopettamisen jälkeen mihinkään käyttäjään eikä tiliin.
Tietoja, jotka eivät sisällä henkilökohtaisia tietoja (esim. tietoturvatiedot ja kootut analyysitiedot), säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan ja niiden katsotaan olevan hyödyllisiä käyttötarkoituksessaan.
Tiedot tietoturvakäytännöistä, joilla suojaamme tietosi.
Noudatamme tiukkoja turvatoimia suojataksemme henkilökohtaisten tietojesi luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden, kun siirrämme, tallennamme ja käsittelemme niitä.
Käytämme fyysisiä, hallinnollisia ja teknisiä suojaustoimenpiteitä pienentääksemme henkilökohtaisten tietojesi hävikin riskiä ja vähentääksemme väärinkäytöksiä sekä luvatonta käyttöä, julkaisua tai muokkausta.
Kaikki henkilötiedot tallennetaan F‑Securen tai kumppaneidemme hallinnoimille suojatuille palvelimille, joita vain valtuutettu henkilökunta voi käyttää rajatusti.
Tiedot lainmukaisista oikeuksistasi ja yhteydenotosta F‑Secureen.
Sinulla on oikeus päästä sinua koskeviin tietoihin, joita säilytämme. Sinulla on erityisesti seuraavat oikeudet säilyttämiimme henkilötietoihisi:
Voit pyytää oikeuksiasi asiakaspalvelutoimintomme kautta. Yhteydenottolinkit löytyvät ”Yhteystiedot”-osiosta.
Huomaa, että joissakin tilanteissa luottamuksellisuuteen liittyvät velvoitteemme, oikeutemme pitää ammattisalaisuuksia ja/tai velvoitteemme toimittaa palvelujamme (esim. työnantajallesi) saattavat estää meitä julkaisemasta tai poistamasta henkilötietojasi tai muutoin estää sinua käyttämästä oikeuksiasi. Yllä kuvatut oikeutesi riippuvat myös laillisista perusteista, joiden mukaan käsittelemme henkilötietojasi.
Jos haluat valittaa henkilötietojesi käsittelystä tai tarvitset lisätietoja, voit ottaa yhteyttä meihin milloin tahansa. Jos uskot, että lainmukaiset oikeutesi eivät toteudu, voit tehdä valituksen asiaa valvovalle viranomaiselle. Tämä viranomainen on useimmissa tapauksissa tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).
Jos sinulla on kysyttävää yksityisyydensuojakäytännöistämme, ota yhteyttä:
F‑Secure Corporation
Tammasaarenkatu 7
PL 24
00181 Helsinki
Suomi
Yhteyden ottaminen:
Tiedot määritelmistä ja muutostenhallinnasta.
Tässä ovat määritelmät tässä käytännössä käyttämistämme termeistä.
”Asiakas” tai ”sinä” viittaa yksityiseen käyttäjään tai yrityskäyttäjään tai johonkin muuhun tietoja välittävään tahoon, joka ostaa palvelujamme, rekisteröi niitä käytettäväksi tai käyttää niitä, jonka laitteita ja tietoliikennettä palvelumme suojaavat ja joka on saattanut lähettää henkilökohtaisesti tunnistettavissa olevia tietoja meille. Nämä tiedot on saatettu lähettää käyttämällä palvelujamme, Web-sivustojamme, puhelinta, sähköpostia, rekisteröintilomakkeita tai muita vastaavia kanavia.
”Henkilökohtaiset tiedot” tai ”henkilötiedot” viittaa yksityisiä henkilöitä koskeviin tietoihin, jotka ovat yhdistettävissä heihin tai heidän perheensä tai taloutensa jäseniin. Näitä tietoja voivat olla nimet, sähköposti- ja postiosoitteet, puhelinnumerot, laskutus- ja tilitiedot sekä muut palveluiden tarjoamisen yhteydessä käsitellyt tekniset tiedot, jotka voidaan yhdistää käyttäjään tai hänen käytökseensä, laitteeseensa tai laitteensa käytökseen.
”Palvelut” viittaa F‑Securen valmistamaan tai jakelemaan palveluun tai tuotteeseen, ohjelmistot, Web-ratkaisut, työkalut ja niihin liittyvät tukipalvelut mukaan lukien.
”Web-sivusto” viittaa sivustoon www.f-secure.com tai mihin tahansa muuhun Web-sivustoon, jota F‑Secure isännöi tai hallinnoi, niiden alasivustot ja selainpohjaiset palveluportaalit mukaan lukien.
Tämä käytännön versio selkeyttää, päivittää ja korvaa edellisen version. Haluamme pitää tämän asiakirjan ajan tasolla jatkossakin, ja siksi teemme siihen muutoksia ja lisäyksiä silloin tällöin myös tulevaisuudessa.
Julkaisemme muutetun käytäntöasiakirjan Web-sivustollamme tai muussa vuorovaikutuspisteessä, jossa se on aiemmin ollut saatavilla. Jos muutokset ovat merkittäviä, saatamme ilmoittaa niistä myös muilla keinoin. Kaikki muutokset otetaan käyttöön sinä päivänä, jolloin julkaisemme uusitun käytäntöasiakirjan.